Moins dépenser en organisant un événement gratuit

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, organiser un événement gratuit n'est pas une sinécure ! S'il est peut-être plus aisé de faire venir du monde à ce genre de manifestation, il faut également parvenir à optimiser les coûts. La création d'une billetterie en ligne figure parmi les leviers qui vous permettront d'atteindre cet objectif.

Créer une billetterie gratuite

Pour mettre à disposition des titres d'accès et limiter grandement les coûts, vous pouvez songer à un service en vogue auprès des professionnels de l'événementiel : une billetterie gratuite, uniquement accessible sur la toile.

Le contexte

Les très grandes entreprises sont susceptibles de promouvoir rapidement une soirée ou une autre manifestation à l'aide d'un simple tweet ou d'une publication sur un réseau social. Elles ont également des moyens suffisants et ne se posent même pas de question sur la façon dont elles vont délivrer les billets.

En effet, ces marques recourent aux grands réseaux de distribution, quand elles ne choisissent pas tout simplement de sous-traiter l'organisation à des experts de l'événementiel. À l'inverse, comme la plupart des professionnels, vous devez vous occuper de toutes ces considérations et avez pour objectif de limiter les frais liés à l'organisation d'événement. Pour ce faire, vous avez tout intérêt à tirer profit d'une solution de billetterie en ligne, un outil avantageux à divers égards !

Éviter le coût d'impression avec la billetterie en ligne

Indéniablement, en vous épargnant de faire appel à l'historique billetterie physique, vous diminuez sensiblement les coûts de votre manifestation. Imaginez tout d'abord les frais inhérents au personnel en charge de la délivrance des tickets : vous n'avez pas à les supporter avec une billetterie en ligne. Si vous comptez vous charger de l'activité de distribution, vous devez nécessairement affecter des ressources humaines à cet exercice, autant de temps et d'argent perdus. Ensuite, l'utilisation d'une billetterie vous évite de devoir engager toutes les dépenses occasionnées par les frais d'impression.

Frais de personnel en baisse

Par ailleurs, puisque la billetterie personnalisée en ligne dote les participants de votre événement de billets numériques, vous réalisez aussi des économies sur les frais de personnels chargés du contrôle d'accès. Ils ne disparaissent pas, mais ils sont considérablement réduits ! Ont pu s'en rendre compte les personnes qui se sont déjà rendues dans une enceinte sportive avant et après l'installation d'un contrôle des titres d'accès nouvelle génération.

Outre une fluidité accrue, ce type d'évolution a permis aux organisateurs de s'affranchir du recrutement de nombreuses personnes. Un autre facteur contribue à abaisser les dépenses relatives à la billetterie d'un événement. En temps normal, vous pouvez aussi être contraint de vous acquitter des frais engendrés par la livraison des billets. Un écueil surmonté sans peine si vous faites parvenir par mail ces billets sous leur format digital.

Les caractéristiques de la solution de billetterie en ligne

Pour jouir de tous les avantages précédemment énoncés, il vous faut sélectionner la billetterie en ligne gratuite adéquate. Dans les prochaines lignes, nous en brossons le portrait afin que vous puissiez aisément la repérer.

Un outil de bonne réputation

Une exposition, une kermesse, un festival de musique... qu'importe la nature de l'événement gratuit dont vous êtes en charge, la solution de billetterie pour laquelle vous optez doit pouvoir vous permettre de l'organiser sans difficulté. Attardez-vous sur plusieurs critères avant d'arrêter votre choix, notamment sur la réputation de la plateforme.

Les professionnels de l'événement qui y ont eu recours peuvent sans doute vous livrer leur ressenti. Il vous faut également opter pour un outil qui propose plusieurs types de personnalisation des billets. La confidentialité des données et plus largement les problématiques de sécurité intéressent de plus en plus les internautes. Ainsi, vous avez tout intérêt à privilégier une billetterie digitale qui n'utilise pas les données des personnes inscrites et en garantit la sécurité.

Une billetterie sur son propre site

Idéalement, c'est un dispositif qui peut être déployé à plusieurs endroits et non seulement sur le nom de domaine de l'éditeur de la solution de billetterie. Admettons que vous souhaitiez maximiser votre visibilité sur Facebook ou que vous bénéficiiez d'un référencement optimal de votre site internet, la billetterie de votre événement doit pouvoir être opérationnelle sur l'une et l'autre des plateformes.

Certes, il est très intéressant pour les organisateurs qui n'ont pas de site vitrine, de blog ou de boutique en ligne de pouvoir lancer en quelques clics leur billetterie sur internet pour un événement gratuit. Ceux qui disposent d'une plateforme en ligne peuvent donner la possibilité à leurs visiteurs de réserver directement leur billet. Un aspect particulièrement intéressant pour les collectivités ou les entreprises qui ont à cœur de présenter la billetterie dans un environnement contextualisé, dont la communication a été travaillée avec justesse.

Une solution facile d'accès

Que vous soyez ou non à l'aise avec les outils informatiques, l'ergonomie est prépondérante ! Les solutions les plus simples conviennent à tous les internautes, qu'importe leur degré de compétences. Il s'agit essentiellement de renseigner le nom de l'événement, le type de manifestation, la localisation et les dates.

Selon l'événement considéré, les participants sont susceptibles d'assister à une représentation et d'être assis. Une plateforme de qualité devra inclure le placement numéroté avec la sélection des places sur plan ou attribution aléatoire. En outre, elle est caractérisée par une gestion des annulations, un système de paiement sécurisé, ainsi qu'une gestion des contacts facilitée.

D'autres facteurs pour réaliser des économies

De manière générale, nous vous suggérons de mettre à plat tous les coûts que vous engagez. Il s'agit des dépenses fixes, des dépenses variables et celles dites indirectes. En fonction des priorités définies, vous allez pouvoir limiter certains frais. On pense par exemple à la location d'un lieu plus accessible qu'initialement prévu, pour vous affranchir des coûts de transport des participants.

N'hésitez pas par ailleurs à demander de nombreux devis pour vos différents besoins, afin d'obtenir des propositions plus avantageuses. Pour cela, il vous faut vous y prendre bien en amont ! Enfin, intéressez-vous aux animations originales qui fleurissent sur la toile. Elles sont en mesure de contenter vos collaborateurs, partenaires ou encore prospects, tout en correspondant à votre budget limité.